Sauvegardes : choisir fréquence et rétention

Fréquence et rétention répondent à deux questions différentes : combien de travail peut être perdu, et combien de temps faut-il pouvoir revenir en arrière ? Les choix dépendent des données et des délais de reprise.

Qu’est-ce qu’une sauvegarde et pourquoi est-elle nécessaire

Une sauvegarde est la création de copies de sauvegarde de fichiers, de documents et de paramètres sur du matériel physique ou dans le cloud. Les copies sont nécessaires pour restaurer les données en cas de dommage ou de perte résultant d’incidents tels que :

• Un employé a accidentellement supprimé des documents.
• Un cybercriminel a piraté l’infrastructure informatique de l’entreprise.
• Un virus a supprimé tous les fichiers sur les serveurs d’entreprise.
• Une base de données s’est brisée après la déconnexion du stockage SAN.
• Un serveur est tombé en panne.

Si une entreprise organise correctement la sauvegarde de ses données d’entreprise, elles peuvent être restaurées en quelques minutes ou heures, même si le serveur a été détruit ou si un ancien employé a supprimé la comptabilité de l’année précédente.

Différence entre la sauvegarde, l’archivage et la synchronisation des données

La sauvegarde est le processus de création de copies de données pour les restaurer en cas de perte de données. L’archivage consiste à déplacer des données vers un stockage distinct pour un stockage à long terme. Contrairement aux sauvegardes, les archives sont souvent utilisées pour la conformité et à des fins de référence, et non pour une récupération immédiate.

La synchronisation cherche à maintenir les données cohérentes entre les appareils ou systèmes ; son état et ses erreurs doivent être contrôlés. Bien qu’elle fournisse une redondance, la synchronisation ne remplace pas la sauvegarde, car elle ne permet pas de restaurer des données historiques.

 Quelles données doivent être sauvegardées

Les entreprises sauvegardent généralement des données critiques qui pourraient entraîner des arrêts, des violations contractuelles, des pertes financières et de réputation. Cependant, dans de nombreuses organisations, il est souvent oublié de créer des copies permettant de récupérer rapidement des informations sans demander beaucoup de temps aux spécialistes de l’informatique.

Les données à sauvegarder

Bases de données

Les bases de données stockent la majorité des informations essentielles nécessaires au fonctionnement de l’organisation, telles que les contacts des fournisseurs et des employés, la nomenclature et les stocks de produits, les factures, les bons de livraison et les contrats. Leur perte peut entraîner des retards de livraison, des amendes des régulateurs, la perte de la confiance des sous-traitants et une défaillance totale du travail sans possibilité de récupération des données. C’est pourquoi il est essentiel de sauvegarder en priorité les bases de données.

Machines virtuelles

Sauvegarder des machines virtuelles dans leur intégralité est une option logique et simple, avec des logiciels spécialisés et des services proposés par des fournisseurs de cloud. Cependant, il ne suffit souvent pas de faire une seule copie des machines virtuelles, car toutes les applications ne peuvent pas être restaurées à partir de la sauvegarde. Par exemple, lors de la restauration d’une machine virtuelle, la base de données peut ne pas être cohérente.

Paramètres

Lorsque de vieux équipements tombent en panne, l’achat de nouveaux équipements et le transfert de données ne représentent que la moitié du travail. La configuration des serveurs, des machines virtuelles et des ordinateurs prend généralement beaucoup de temps. Pour libérer du temps aux spécialistes en informatique pour des tâches plus importantes, il est judicieux de sauvegarder les paramètres afin de les restaurer rapidement et de reprendre le travail.

Sites web

La sauvegarde d’un site web est généralement effectuée par l’hébergeur où il est hébergé. La copie de sauvegarde est généralement stockée sur le même serveur que le site lui-même. Si l’équipement tombe en panne, l’entreprise perdra son site web sans possibilité de récupération. Il est donc préférable de prendre des mesures de précaution en créant une copie de sauvegarde indépendante et en la stockant dans un endroit sûr.

Fichiers et documents

Il peut s’agir de feuilles de calcul comptables, de matériel marketing, de rapports, de présentations, de manuels, d’offres commerciales, etc. En cas de perte de données, les employés devront dépenser beaucoup de temps et d’efforts pour recréer les modèles de documents de mémoire ou rechercher des informations morceau par morceau dans leurs e-mails ou messageries professionnelles.

Types de sauvegarde de données

La sauvegarde de données peut être divisée en plusieurs types, chacun répondant à des besoins et à des scénarios différents.

Sauvegarde complète – Comprend la création d’une copie complète de tous les fichiers de données et dossiers. Malgré une protection complète, cette méthode peut prendre beaucoup de temps et de ressources.

Sauvegarde incrémentielle – Ne sauvegarde que les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde. Cela économise du temps et de l’espace de stockage, mais nécessite que toutes les sauvegardes incrémentielles soient restaurées en entier.

Sauvegarde différentielle – Ne sauvegarde que les modifications apportées depuis la dernière sauvegarde complète. Chaque copie simplifie le processus de restauration.

Sauvegarde miroir – Crée une copie exacte des données d’origine. Toutes les modifications apportées aux données d’origine sont également reflétées dans la copie de sauvegarde.

Sauvegarde dans le cloud – Comprend le stockage des données sur des serveurs distants gérés par des fournisseurs tiers. Les sauvegardes cloud offrent évolutivité, disponibilité et protection à distance, ce qui en fait un choix populaire pour les entreprises et les particuliers.

Fréquence des sauvegardes

Lors du choix de la fréquence des sauvegardes, il y a une règle à suivre : le coût de la sauvegarde ne doit pas dépasser les dommages potentiels résultant de la perte de données.

Voici les facteurs qui influencent la fréquence des sauvegardes :

Échelle de l’entreprise : Une petite entreprise avec peu de clients peut se contenter de faire une sauvegarde par mois. En revanche, pour une grande entreprise de vente au détail avec un site de commerce électronique, des dizaines de points de vente, des milliers d’employés et des centaines de milliers de clients, il est logique de mettre en place un système de sauvegarde avec différentes fréquences, allant de toutes les 15 minutes à mensuellement ou annuellement.

Volume et emplacement du stockage : Pour effectuer régulièrement des sauvegardes, l’entreprise ou le fournisseur doit disposer de suffisamment d’espace libre dans son système de stockage. Si les ressources sont limitées, il ne sera pas possible de créer des sauvegardes toutes les heures, mais si les ressources sont adéquates, l’entreprise peut établir la fréquence de sauvegarde nécessaire. Il est important de stocker les copies sur un système de stockage distinct et une armoire distincte, séparée des capacités de travail, sinon la sauvegarde ne protégera pas l’entreprise contre la perte de données.

Criticité de la perte de données : Tous les employés de l’entreprise utilisent les données stockées sur les serveurs, où tous les documents de travail et les fichiers sont stockés. Si les serveurs tombent en panne, l’entreprise s’arrête. La solution consiste à créer des sauvegardes de données chaque jour.

Fréquence de mise à jour des données : Les informations sur un site web vitrine changent rarement, il est donc possible de créer une sauvegarde complète une fois par mois. En revanche, dans une base de données contenant les commandes des clients et les stocks de produits, les informations changent toutes les minutes, il est donc nécessaire de faire une sauvegarde au moins une fois par heure. Les sauvegardes des logiciels et des paramètres peuvent être effectuées tous les trois mois.

Importance des informations : Les bases de données stockent des rapports financiers et comptables sur l’ensemble de l’historique de l’entreprise. La perte de données peut entraîner le chaos et des amendes réglementaires, c’est pourquoi il est recommandé de faire des sauvegardes de documents chaque jour.

Pourquoi il est nécessaire de stocker les sauvegardes séparément des données sources

Le stockage des données de sauvegarde séparément des données sources est important pour plusieurs raisons :

• Protection contre la suppression accidentelle : Si les données de sauvegarde sont stockées sur le même système que les données sources, elles peuvent être accidentellement supprimées ou endommagées.
• Résistance aux pannes matérielles : Le stockage des sauvegardes sur des dispositifs physiques ou des serveurs distincts protège contre les pannes matérielles qui pourraient affecter à la fois les données sources et leurs sauvegardes.
• Protection contre les menaces cybernétiques : Les attaques de logiciels de rançon et d’autres menaces cybernétiques peuvent cibler les données et les crypter. Si les sauvegardes sont isolées, elles peuvent servir de moyen de restauration sans avoir à payer de rançon (rançongiciel).

Combien de temps conserver les sauvegardes

Souvent, les professionnels de l’informatique configurent les sauvegardes de manière à supprimer la copie précédente du document après chaque sauvegarde. Dans ce cas, il y a un risque que les copies correctes soient remplacées par des copies incorrectes, rendant les sauvegardes inutiles lors de la restauration des fichiers.

Par exemple, dans une boutique en ligne, un gestionnaire pourrait accidentellement supprimer un groupe de produits et ne s’en rendre compte que quelques jours plus tard. Il sera probablement impossible de restaurer le groupe de produits sur le site, car la copie contenant les données nécessaires aura déjà été supprimée de manière irréversible.

En conservant plusieurs copies pendant une période déterminée, les employés peuvent détecter les erreurs et restaurer les données correctes. En plus de la période, vous pouvez définir le nombre de copies, par exemple, en conservant les cinq dernières.

Les erreurs peuvent également survenir en raison de pannes lors de la sauvegarde. Par conséquent, il incombe aux professionnels de l’informatique de vérifier les sauvegardes à l’aide d’outils spéciaux ou manuellement. Pour une vérification manuelle, il suffit de restaurer les données à partir de la copie à intervalles réguliers.

Méthodes de sauvegarde

Un aspect clé de la sauvegarde des données est la redondance. La sauvegarde dans un seul emplacement physique et distant réduit au minimum les risques liés aux incidents locaux tels que les incendies ou les vols. Le stockage de sauvegardes dans différents emplacements géographiques offre une protection contre les catastrophes naturelles propres à une région donnée.

Pour la gestion des sauvegardes, il est nécessaire de créer des règles cohérentes pour nommer les supports, les dossiers et les fichiers. En général, un mot-clé de recherche et une date inverse sont utilisés pour trier les données par ordre chronologique. Par exemple, « Entrepôt – 2023-09-30 – 01.xlsx« .

Sur quels appareils effectuer des sauvegardes ?

Il est préférable de réaliser des sauvegardes sur tous les appareils où des informations importantes pour l’entreprise sont stockées : serveurs, machines virtuelles, ordinateurs de bureau des employés.

Cependant, l’intérêt de la sauvegarde est perdu si elle est stockée sur le même support que l’original.

Par exemple, si vous stockez la sauvegarde d’un ordinateur personnel dans un dossier séparé sur le bureau de cet ordinateur, en cas de défaillance matérielle, toutes les données seront endommagées et ne pourront pas être récupérées à partir de la copie. C’est pourquoi un serveur d’entreprise ou un cloud d’entreprise conviennent pour le stockage. La règle la plus fiable est d’utiliser la règle « 3-2-1 » :

• Faire au moins trois copies de sauvegarde.
• Les stocker dans au moins deux formats différents.
• Au moins l’une d’entre elles doit être conservée dans un endroit physiquement distinct.

Où stocker les sauvegardes

L’endroit où vous stockez les sauvegardes dépend de la quantité de données, de leur importance pour l’entreprise et de l’échelle et de la rapidité de développement de l’entreprise.

Cloud : Stocker les sauvegardes dans le cloud est plus fiable et pratique que sur du matériel physique, et souvent moins cher. Les données sont accessibles depuis n’importe quel appareil et de n’importe où dans le monde. Si nécessaire, la capacité disponible peut être augmentée rapidement.

Stockage en réseau (NAS) : C’est un serveur de stockage de données connecté au réseau d’entreprise. L’avantage est qu’il peut être configuré pour effectuer des sauvegardes automatiques, mais l’inconvénient est le coût élevé de l’équipement. Cette solution convient aux entreprises qui ont l’habitude de stocker toutes leurs données sur leurs propres serveurs physiques.

Clés USB et disques durs externes : Ces supports sont compacts et mobiles, mais ils présentent de nombreux inconvénients, notamment la nécessité d’une connexion manuelle, l’usure lors de réécritures fréquentes et le risque de perte. Ils ne conviennent pas aux sauvegardes régulières, mais peuvent être utilisés comme moyen auxiliaire.

L’importance de la sauvegarde pour les entreprises

La sauvegarde régulière des données est cruciale pour la stabilité opérationnelle des entreprises :

• Reprise rapide de l’activité, minimisation des temps d’arrêt et des pertes de revenus.
• Conformité aux exigences réglementaires en matière de stockage et de protection des données.
• La fuite de données peut compromettre la confiance des clients.
• Possibilité de récupérer des données critiques en cas de catastrophe, facilitant la reprise d’urgence efficace.

Conclusion

La réalisation de sauvegardes régulières est essentielle pour éviter de se retrouver soudainement sans bases de données, documents et configurations importants. Idéalement, les sauvegardes ne seront jamais nécessaires, mais en cas de problème, vous pourrez toujours restaurer rapidement les fichiers nécessaires. Il est plus fiable de stocker des copies sur plusieurs supports dès le départ, par exemple, sur un serveur, un disque dur et dans le cloud.

Choisir fréquence et rétention à partir du métier

Le guide principal de sauvegarde PME présente la stratégie complète ; cette page se concentre sur fréquence, historique et rétention.

Pour approfondir ce sujet

test de restauration, guide de sauvegarde PME.

Définir fréquence et conservation par catégorie de données

Classez les données selon la fréquence de modification et l’impact d’une perte : documents, application métier, messagerie et configurations. Les objectifs de récupération doivent être validés avec les responsables de l’activité. La conservation doit également être examinée selon les besoins et le cadre applicable, pas seulement selon l’espace disponible.

Testez la durée d’une première copie, la croissance des versions et une restauration à plusieurs dates. Vérifiez les journaux et les alertes lorsque les volumes augmentent. Une tâche planifiée plus souvent que sa capacité réelle d’exécution peut créer un retard sans apporter les points de reprise attendus.

Exemple illustratif pour une PME à Genève. Une fiduciaire à Genève distingue les documents de travail courants et les données de son application comptable. Elle prépare les objectifs avec les responsables, vérifie les possibilités du logiciel puis mesure une récupération. Le planning et la rétention sont ajustés aux résultats, sans appliquer une durée universelle à tous les dossiers.

Pour relier les copies aux objectifs de récupération, poursuivez avec RPO : la perte de données acceptable. La validation porte sur les accès, les données récupérées et le travail réellement possible.

Accompagner votre entreprise à Genève

Une copie existe-t-elle, et votre équipe saurait-elle la restaurer ? Pixel IT peut vous aider à examiner le périmètre, la surveillance et les tests de vos sauvegardes dans le cadre de votre infogérance informatique à Genève. Décrivez votre organisation actuelle.

Documentation officielle

• OFCS : sauvegarde des données