Externaliser l’informatique peut apporter des compétences et de la disponibilité, mais exige un périmètre et des responsabilités clairs. Examiner les risques du contrat aide à organiser le contrôle et la réversibilité.

Quels sont les risques liés à l’infogérance?

Les risques majeurs liés à l’infogérance informatique sont les suivants :

Coûts cachés

Bien que l’externalisation informatique puisse permettre des économies de coûts, il est essentiel d’être conscient de ces coûts cachés pour gérer efficacement la relation d’externalisation.

Certaines entreprises informatiques factureront un abonnement mensuel pour des services informatiques de base, mais accumuleront des frais supplémentaires pour le support, des frais pour des logiciels additionnels, des conseils sur toute opportunité non incluse dans votre contrat, des frais de maintenance matérielle, le service client en dehors des heures normales ou les jours fériés, et bien d’autres encore.

Perte de contrôle

Certaines entreprises constatent qu’elles perdent une partie du contrôle sur leurs opérations informatiques. Pourtant, la définition même de l’externalisation est de confier ces opérations à une autre entreprise. Cette perte de contrôle peut être difficile à gérer pour certaines organisations.

Certaines entreprises que confier la gestion de leurs opérations informatiques à des prestataires externes constatent qu’elles perdent une partie du contrôle sur leurs opérations informatiques.

En effet, la définition même de l’externalisation implique de déléguer la responsabilité des activités informatiques à une autre entité, que ce soit pour la gestion des serveurs, la maintenance des logiciels ou le support technique. Cette transition peut générer un sentiment d’incertitude au sein de l’entreprise, car elle perd une partie de son pouvoir décisionnel et de son contrôle direct sur ces opérations stratégiques.

Perturbation de service

Il est crucial de noter que tous les prestataires de services informatiques ne garantissent pas une disponibilité ininterrompue de leur personnel 24 heures sur 24. Lorsque des urgences ou des problèmes surgissent, la possibilité de temps d’arrêt devient une réalité inévitable à considérer. Cette interruption des services peut avoir un impact dévastateur sur la productivité de l’entreprise, la satisfaction des clients et même la réputation de l’entreprise. La prise en compte de ce risque est essentielle lors de la décision sur le prestataire des services informatiques, car il peut affecter de manière significative la continuité des opérations.

Sécurité des données

Lorsqu’il s’agit d’externaliser des services informatiques, les entreprises sont confrontées à des risques significatifs en matière de sécurité des données sensibles. Le partage de ces informations confidentielles avec des prestataires tiers peut exposer l’entreprise à des menaces telles que les violations de données, les fuites d’informations sensibles et les atteintes à la confidentialité. La gestion adéquate de ces risques devient donc cruciale.

Décisions biaisées

Un risque significatif associé à l’externalisation informatique réside dans la possibilité de décisions biaisées concernant le matériel et les logiciels. Lorsqu’une entreprise externalise ses fonctions informatiques, elle s’appuie souvent sur l’expertise et les recommandations du prestataire d’externalisation pour prendre des décisions concernant l’infrastructure technologique. Cependant, il existe un risque que le prestataire d’externalisation recommande des solutions matérielles ou logicielles spécifiques qui les avantagent financièrement ou qui correspondent à leurs partenariats existants, plutôt que ce qui est réellement dans l’intérêt supérieur du client. Ce parti pris peut entraîner l’adoption de technologies qui ne sont peut-être pas les plus rentables, efficaces ou adaptées aux besoins spécifiques du client.

Impliquez-vous activement. Prenez le temps de définir clairement vos besoins en matière de technologie, en vous concentrant sur les objectifs spécifiques de votre entreprise. Dans certaines situations, il peut être judicieux de solliciter des conseils externes, car ils peuvent offrir des recommandations objectives et impartiales, vous aidant ainsi à faire les choix technologiques les plus adaptés à votre entreprise. En adoptant cette approche proactive, vous pouvez non seulement garantir une gestion efficace de votre infrastructure informatique, mais aussi minimiser les risques et optimiser les coûts pour atteindre une plus grande efficacité opérationnelle.

Comment Gérer les Risques Liés à l’Infogérance : Solutions Pratiques

Pour maximiser les bénéfices de l’informatique pour votre entreprise, voici quelques conseils pratiques pour gérer les risques associés à l’externalisation informatique :

Choisissez le bon prestataire. Lorsque vous recherchez une entreprise d’infogérance, il est essentiel de vous assurer qu’elle possède les compétences et l’expérience nécessaires. Assurez-vous qu’elle s’engage à résoudre rapidement les problèmes, à répondre au téléphone avec des personnes en direct, et à mettre à votre disposition des ingénieurs informatiques en cas de problèmes plus complexes, et ce, dans un délai raisonnable.

Prévoyez en cas d’urgence. Créez des plans de secours et des procédures de récupération après sinistre pour minimiser les interruptions de service en cas de perturbation inattendue.

Contrat transparent. Évitez les surprises financières en établissant un contrat détaillé avec votre prestataire d’infogérance, précisant tous les coûts, y compris d’éventuels frais supplémentaires. Révisez régulièrement le contrat pour évaluer l’impact financier des changements.

Favorisez une communication ouverte. Maintenez une communication ouverte avec votre prestataire de services d’infogérance et établissez des accords de niveau de service (SLA) pour définir clairement les attentes et les responsabilités. Évaluez régulièrement la performance du prestataire pour vous assurer qu’elle est en accord avec vos objectifs.

Sécurité en priorité. Protégez vos données avec des mesures strictes, comme le chiffrement, et des audits de sécurité réguliers. Assurez-vous que votre prestataire d’infogérance respecte les réglementations en vigueur. Opter pour un prestataire local en informatique comporte également des avantages en matière de sécurité des données.
Impliquez-vous activement. Prenez le temps de définir clairement vos besoins en matière de technologie, en vous concentrant sur les objectifs spécifiques de votre entreprise. Dans certaines situations, il peut être judicieux de solliciter des conseils externes, car ils peuvent offrir des recommandations objectives et impartiales, vous aidant ainsi à faire les choix technologiques les plus adaptés à votre entreprise. En adoptant cette approche proactive, vous pouvez non seulement garantir une gestion efficace de votre infrastructure informatique, mais aussi minimiser les risques et optimiser les coûts pour atteindre une plus grande efficacité opérationnelle.

Les entreprises ont de plus en plus recours aux services d’externalisation informatique dans le cadre de leur stratégie globale de gestion des capacités. Dans de nombreuses situations, externaliser votre informatique, avec la bonne entreprise de services informatiques externalisés, peut vous faire gagner du temps, améliorer votre fiabilité et accroître votre productivité. Cependant, si vous faites le mauvais choix, vous vous exposez à plusieurs risques liés à l’externalisation des services informatiques. En suivant ces conseils simples, vous pouvez garantir une gestion efficace de votre infrastructure informatique tout en minimisant les risques et en optimisant les coûts. Faire le choix judicieux en matière d’externalisation informatique peut véritablement contribuer à la croissance et à la sécurité de votre entreprise.

Vous vous interrogez sur la pertinence des solutions informatiques externalisées pour votre entreprise ? Nous comprenons que cette décision puisse être difficile, et nous sommes là pour vous aider à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.

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Vérifications avant signature

Périmètre des postes, sites et logiciels ; exclusions et projets.
Horaires, priorités et différence entre réponse et rétablissement.
Propriété des comptes et accès autorisés du prestataire.
Rôles de surveillance, réponse et test de sauvegarde.
Durée, révision du prix, préavis et restitution des données.

Le guide des clauses du contrat d’infogérance permet de relier ces risques aux engagements à écrire.

Pour approfondir ce sujet

infogérance informatique.

Vérifier les risques de dépendance au prestataire

Le contrat et l’organisation doivent permettre à l’entreprise de retrouver ses données, ses accès et sa documentation. Identifiez la propriété des comptes, des domaines et des abonnements. Les procédures ne doivent pas dépendre uniquement de la mémoire d’une personne ou d’un accès personnel non transmissible.

Demandez comment se déroulent un changement de prestataire, une absence prolongée et une intervention urgente. Vérifiez les exports, les contacts fournisseurs et le périmètre de support. Les engagements doivent correspondre aux outils et aux horaires effectivement retenus.

Exemple illustratif pour une PME à Genève. Une PME genevoise renouvelle son contrat d’infogérance et prépare un inventaire des comptes et des documents nécessaires à une transmission. L’exercice vérifie les éléments récupérables et les tâches restant à formaliser. Il améliore la continuité sans attendre une rupture de relation.

Pour définir le périmètre et les responsabilités, poursuivez avec Infogérance : qui suit la sécurité au quotidien ?. Ces lectures aident à comparer l’organisation et les engagements du service.

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Infogérance : risques et contrôles du contrat