Aujourd’hui, beaucoup se retrouvent à manquer d’espace sur leurs appareils, d’autant plus que certains modèle n’offrent pas de slot pour carte SD. Face à cette réalité, le stockage en Cloud gagne en popularité avec des options comme iCloud d’Apple, Google Drive et OneDrive de Microsoft. Mais, comprendre ces services peut être complexe pour certains. Cet article vous éclairera sur le sujet, nous allons aborder en détail Microsoft OneDrive.

Qu’est-ce que OneDrive ?

OneDrive est le service basé sur le cloud de Microsoft 365 qui offre aux utilisateurs la possibilité de stocker, d’accéder, de partager et de collaborer sur leurs fichiers.

Grâce à cette plateforme, il est possible d’accéder à ses données depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, que ce soit un ordinateur, un portable,  une tablette, un smartphone ou même une console de jeu.

De plus,  OneDrive est déjà préinstallé par défaut sur les ordinateurs fonctionnant sous Windows 8.1, 10 et 11, facilitant ainsi son utilisation immédiate pour de nombreux utilisateurs.

Historique

Initialement lancé en 2007 sous le nom de SkyDrive, le service a rapidement gagné en popularité. Cependant, en 2014, suite à un litige concernant les droits de la marque avec une société britannique, Microsoft a dû renommer son service, le baptisant alors « OneDrive ».

Depuis ce changement de nom, OneDrive n’a cessé d’évoluer, bénéficiant de nombreuses mises à jour et améliorations pour répondre toujours mieux aux besoins croissants et changeants de ses utilisateurs.

Les Fonctionnalités Clés

OneDrive,  se positionne comme un service de stockage cloud. Il propose un accès constant et universel à tous les fichiers, qu’ils soient individuels ou partagés dans l’environnement Microsoft 365, y compris avec Microsoft Teams.

Par ailleurs, ce service s’adapte à tout type de dispositif, rendant les données accessibles où que vous soyez. De plus, toute modification effectuée hors ligne est automatiquement synchronisée lors de la prochaine connexion à Internet.

En termes de collaboration, OneDrive permet de travailler en temps réel grâce à des outils intégrés comme Word, Excel ou PowerPoint. De plus, l’application mobile OneDrive facilite non seulement l’accès et la modification de fichiers en déplacement, mais offre également la capacité de numériser divers documents.

En matière de sécurité, OneDrive propose des options de sauvegarde, permet de récupérer des fichiers supprimés par erreur et intègre des politiques de protection solides pour garantir la sécurité de vos données. Explorons ensemble ses fonctionnalités clés:

• App synchronisation pour Windows et Mac: OneDrive synchronise activement tous vos fichiers, que vous utilisiez un PC Windows ou un Mac.
• Application mobiles pour Android et iOS : Les applications mobiles rendent l’accès à vos documents en déplacement. Que ce soit pour consulter un document ou télécharger une photo depuis votre appareil, tout est à portée de main. Sans oublier que OneDrive supporte Mac, iPhone et Android.
• Expérience Web : L’interface en ligne de OneDrive vous permet d’accéder aisément à vos fichiers via n’importe quel navigateur, évitant ainsi des installations superflues.
• Intégration avec les applications Microsoft 365 : Au-delà du simple stockage, OneDrive s’intègre parfaitement avec des outils tels que Word, Excel et PowerPoint, favorisant une collaboration fluide et un partage de fichiers efficace.
• Contrôles de sécurité et de conformité : La sécurité est primordiale pour OneDrive. Grâce à des paramètres d’accès avancés et des mesures de conformité strictes, vos données restent en sécurité.

Comment utiliser OneDrive ?

Utiliser OneDrive se révèle aussi simple qu’utiliser tout autre outil de stockage de fichiers. La première étape, bien sûr, consiste à créer un compte. Si vous possédez déjà un compte Microsoft ou une adresse e-mail Outlook, vous avez également un accès à OneDrive, peut-être sans le savoir. Dans ce cas, il vous suffit de vous connecter et d’activer  OneDrive.

1. Commencez par visiter le site OneDrive et cliquez sur « Inscrivez-vous gratuitement ».
2. Suivez les instructions pour créer une adresse e-mail et un mot de passe.
3. Une fois cette étape terminé , vous bénéficierez non seulement d’un espace OneDrive, mais aussi d’un profil Outlook.
4. Dès lors, connectez-vous à OneDrive et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez stocker en ligne.

Après avoir établi votre compte, de nombreuses possibilités s’ouvrent à vous :

• Sauvegardez vos fichiers avec OneDrive.
• Utilisez-le comme un disque dur virtuel sur votre PC.
• Conservez vos photos, vidéos et musiques, et accédez-y de partout.
• Partagez facilement des fichiers volumineux en envoyant leur lien par e-mail.
• Transformez-le en outil de gestion documentaire pour vos dossiers professionnels.
• Ou encore servez-vous en comme base de données pour l’automatisation de documents.

Une autre fonctionnalité, nommée « Personal Vault », offre aux utilisateurs la possibilité de conserver des fichiers importants avec une protection renforcée.

Le Personal Vault limite l’accès aux fichiers stockés à des méthodes d’authentification robustes ou ajoute une couche supplémentaire de vérification d’identité. Par exemple, une authentification biométrique, un code PIN, ou un code envoyé à l’utilisateur par e-mail ou SMS.

La version gratuite de OneDrive offre 5 Go de stockage. Vous pourrez ainsi explorer les différentes fonctionnalités avant de décider si OneDrive est la solution de stockage qu’il vous faut.

Où stocker vos fichiers : OneDrive, SharePoint ou Teams ?

La gestion et le stockage des fichiers avec les outils Microsoft peuvent parfois sembler complexes. Pour mieux s’y retrouver, voici quelques recommandations sur l’utilisation de OneDrive, SharePoint et Teams.

Si vous travaillez seul sur un fichier, OneDrive est l’endroit idéal pour l’enregistrer. Par défaut, vos fichiers OneDrive restent privés, à moins que vous ne décidiez de les partager. Cette fonction est particulièrement pratique si vous n’avez pas encore intégré ou créé une équipe.

Pour ceux qui travaillent déjà au sein d’une équipe, que ce soit via Microsoft Teams, SharePoint ou Outlook, il est recommandé d’enregistrer les fichiers là où l’équipe est active.

En effet, OneDrive pour le travail  vous offre également un accès à toutes vos bibliothèques partagées. Et si le besoin se présente de créer un nouvel espace pour stocker des fichiers d’équipe, il est simple de créer une bibliothèque partagée depuis OneDrive, d’y ajouter des membres et d’entamer la collaboration. Ces bibliothèques sont aisément accessibles depuis Teams, SharePoint et Outlook. De plus, vous avez la liberté de copier ou de déplacer des fichiers selon les besoins de votre équipe.