Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu d’entreprise développée par Microsoft.  L’abonnement à Microsoft 365 vous ouvre les portes de nombreux outils destinés à améliorer votre productivité. Un chiffre impressionnant: 190 millions d’utilisateurs répartis dans plus de 200 000 organisations de toutes tailles font confiance à SharePoint.

Premièrement, SharePoint est un véritable allié pour gagner du temps. En effet, il supprime le besoin de jongler entre plusieurs applications pour la gestion des tâches et des projets. Ainsi, au lieu de disperser vos efforts et vos ressources, vous centralisez tout sur une seule et même plateforme. C’est cette efficacité et cette simplicité qui en font l’outil de choix de tant d’organisations à travers le monde. Voici ce que vous devez savoir !

Qu’est-ce que Microsoft SharePoint ?

C’est une question pertinente et la réponse varie en fonction des besoins spécifiques de chacun. Cependant, voici quelques profils qui pourraient grandement bénéficier des fonctionnalités de SharePoint:

1. Les entreprises souhaitant centraliser leurs documents : SharePoint offre un espace unique pour stocker, gérer et partager des documents, facilitant ainsi l’accès et la collaboration.
2. Les équipes dispersées : Grâce à ses outils collaboratifs, les équipes qui travaillent à distance peuvent communiquer et collaborer en temps réel, comme si elles étaient au même endroit.
3. Les organisations cherchant à améliorer leur communication interne : Avec la possibilité de créer des sites intranet, SharePoint permet de diffuser des informations importantes, des nouvelles ou des mises à jour à l’ensemble du personnel.
4. Les gestionnaires de projet : Ils peuvent tirer parti de SharePoint pour suivre l’avancement des projets, assigner des tâches et s’assurer que tout est réalisé dans les délais.
5. Les services de conformité ou de gouvernance : SharePoint offre des outils robustes pour gérer les autorisations, l’audit et la sécurité des informations, ce qui est essentiel pour les entreprises soucieuses de respecter les normes et réglementations.
6. Les entreprises désireuses d’intégrer leurs outils : Étant donné que SharePoint s’intègre facilement avec la suite Microsoft Office et d’autres applications, il est idéal pour les entreprises cherchant à centraliser leurs outils et systèmes.

SharePoint : L’accélérateur de votre efficacité

L’outil web SharePoint est une solution robuste et intuitive conçue pour augmenter la productivité. Ses fonctionnalités le placent parmi les meilleurs outils pour la gestion de tâches et de projets. Voici ses principales caractéristiques :

Collaboration Intuitive

SharePoint est, avant tout, une plateforme à la fois flexible et évolutive. Elle est spécifiquement dédiée à la collaboration, que ce soit avec des collaborateurs internes ou externes. D’ailleurs, grâce à un administrateur central, il est possible d’attribuer divers niveaux d’autorisations aux utilisateurs des sites d’équipe. Ainsi, vous et votre équipe pouvez simultanément travailler sur un même document en temps réel, évitant de la sorte les doublons et les retards. C’est notamment pour cette raison que de nombreux créateurs de contenu et développeurs l’adoptent : pour sa capacité à fluidifier la collaboration sur divers projets.

L’un des plus grands avantages de SharePoint, c’est sa capacité à assurer une gestion fluide de l’information. Effectivement, l’information circule aisément à travers tous les sites et sous-sites. Cette harmonie garantit que chaque membre reste à jour sur l’évolution d’un projet, sans être submergé par une avalanche d’e-mails ou de notifications diverses.

Gestion du Contenu

La gestion du contenu représente un défi majeur pour toute personne ou groupe de professionnels cherchant à optimiser leur productivité. SharePoint offre une solution à ce défi sans nécessiter de programmation complexe. Les gestionnaires de contenu peuvent aisément gérer plusieurs projets simultanément avec SharePoint.

Publier ou mettre à jour le contenu d’un site – que ce soit des événements, des actualités, des blogs, des diaporamas, des carrousels d’images, etc. – est simplifié grâce à SharePoint.Il n’est pas nécessaire de démarrer chaque projet de gestion de contenu à partir de zéro. Des modèles professionnels préconçus sont à votre disposition. Au-delà de la simple gestion de contenu, vous avez également un contrôle total sur ses différentes versions. SharePoint crée et conserve plusieurs versions d’un fichier sur lequel vous ou votre équipe travaillez.

Si besoin est, vous pouvez rappeler des versions antérieures ou corriger des anomalies dans le système de fichiers directement depuis SharePoint. Aucune dépendance vis-à-vis d’outils tiers pour la sauvegarde, la restauration ou la correction des fichiers n’est nécessaire.

Gestion de projets

SharePoint offre une multitude de fonctionnalités pour la gestion des projets et des tâches. Son principal atout est de centraliser tous les documents et fichiers liés à un projet en un seul endroit.

Vous avez également la possibilité de personnaliser les sites SharePoint à souhait. Ces sites adaptés peuvent servir de journal quotidien, de planificateur hebdomadaire de tâches, ou même de FAQ dédiées à certaines missions. De plus, pour documenter un projet et évaluer les performances, des fonctions de suivi du temps peuvent être activées, telles que :

• Enregistrement des actions et des modifications d’une tâche.
• Signalement de tout problème remonté par les ressources.
• Suivi des délais de réalisation des tâches.
• Modification des données de suivi.

SharePoint vous permet également de mettre en place des workflows pour structurer des tâches telles que la délégation, la signature , l’approbation, la présentation de démonstrations, ou encore les retours clients.

Solutions Hybrides

SharePoint s’intègre parfaitement à la plupart des applications Microsoft 365, vous offrant une expérience utilisateur fluide pour la gestion de projets. SharePoint sert de dépôt central pour les données de votre projet, tandis que d’autres applications Microsoft 365 facilitent la gestion des tâches et des ressources.

Vous pouvez synchroniser SharePoint avec des outils tels que To-Do, Tasks, Planner et Project Online pour des approches spécialisées. Vous pouvez également générer des rapports pour présenter des informations sur le projet à vos clients externes.

SharePoint se synchronise avec votre profil Outlook et votre calendrier pour mieux organiser les tâches et les horaires, vous permettant ainsi de prioriser vos activités. De la même manière, publiez vos sites d’équipe SharePoint dans l’application Teams pour accéder aux contacts, fichiers, tâches, etc. directement depuis Teams.

De plus, SharePoint peut s’intégrer à des outils comme PowerPoint, Video, Stream, OneDrive pour la pévisualisation de fichiers et de documents sur les sites ou sous-sites SharePoint. Ainsi, vous gagnez du temps en évitant des tâches routinières, comme télécharger des fichiers depuis SharePoint pour créer des diapositives PowerPoint.

Avantages de SharePoint

Comme discuté dans l’article, SharePoint s’avère être un outil précieux pour travailler efficacement. Il offre des avantages tels que l’amélioration de la collaboration en équipe, la centralisation de la gestion des documents, une sécurité accrue et une intégration fluide avec d’autres applications Microsoft. En plus d’être personnalisable et adapté aux mobiles, il facilite la gestion des flux de travail et des versions, tout en proposant des fonctionnalités de recherche avancée et des économies potentielles pour les entreprises. Pour résumer, voici les principaux avantages :

• Collaboration améliorée: SharePoint facilite la collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe, qu’ils soient dans le même bureau ou répartis dans le monde entier.
• Gestion centralisée des documents: Tous les fichiers sont stockés en un seul endroit, ce qui élimine le désordre des versions multiples et garantit que tout le monde travaille sur la version la plus récente d’un document.
• Sécurité renforcée: Avec des niveaux d’accès personnalisables, vous pouvez garantir que seules les personnes appropriées ont accès à certaines informations.
• Intégration avec Microsoft 365: SharePoint s’intègre parfaitement avec d’autres applications Microsoft, comme Word, Excel, PowerPoint et Teams, ce qui améliore la productivité.
• Personnalisation: Les entreprises peuvent personnaliser SharePoint pour répondre à leurs besoins spécifiques, qu’il s’agisse de la création de workflows spécifiques ou de la modification de l’apparence du site.
• Solutions mobiles: Grâce à l’application mobile SharePoint, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents et collaborer où qu’ils soient.
• Gestion des versions: Chaque modification d’un document est suivie, ce qui permet de revenir facilement à une version précédente si nécessaire.
• Recherche avancée: La recherche dans SharePoint est puissante, permettant aux utilisateurs de trouver rapidement des documents et des informations.
• Automatisation des processus: Avec les flux de travail, les entreprises peuvent automatiser des processus, comme l’approbation de documents ou la notification de tâches.
• Economies de coûts: En centralisant les ressources et en automatisant les processus, les entreprises peuvent réaliser des économies de temps et d’argent.