Acheter ou louer une imprimante : comparer le coût

Le bon choix dépend du volume, des fonctions, de la durée et du contrat de maintenance. Comparez un service équivalent sur la même période, avec les consommables et les conditions de sortie. La location n’est pas automatiquement flexible : ses engagements sont à lire.

Définir le besoin d’impression

Relever pages mensuelles, couleur, formats, scan, utilisateurs et contraintes de disponibilité. Vérifier connectivité, sécurité des impressions et compatibilité avec les postes.

Comparer tous les postes

Achat ou loyers, maintenance, coût par page, consommables, pièces, installation, dépassements, indexation et fin de contrat. Une mensualité seule ne décrit pas le budget complet.

Calculer un exemple en CHF

Simulation pédagogique hors TVA sur 36 mois, avec 1 000 pages par mois à un coût moyen fictif de 0,04 CHF/page. Achat : 2 500 CHF + maintenance 20 CHF/mois + pages 40 CHF/mois = 4 660 CHF. Location : 90 CHF/mois, maintenance supposée incluse, + pages 40 CHF/mois = 4 680 CHF. Ces hypothèses ne sont pas des tarifs Pixel IT ; elles montrent pourquoi il faut lire le périmètre.

Vérifier le contrat et les usages

Lire durée, renouvellement, volumes inclus, consommables, déplacements, traitement d’une panne et restitution. Prévoir l’effacement des données du matériel lors du remplacement et faire valider le scan et les impressions après installation.

Guides complémentaires

location et achat d’imprimantes pour entreprise.

Comparer l’imprimante sur le coût et le service rendu

Le prix mensuel d’une location et le prix d’achat ne sont pas directement comparables. Décrivez d’abord le volume, les formats, la couleur, la numérisation et le niveau de service nécessaire à l’équipe.

Reconstituer le coût complet

Pour l’achat, incluez consommables, maintenance, pièces, financement et éventuel remplacement. Pour la location, examinez durée, volumes inclus, dépassements, indexation éventuelle et conditions de fin de contrat. Comparez les mêmes quantités de pages sur la même période.

Tester les fonctions documentaires

Validez le recto verso, les formats, la qualité des scans et leur destination avec les comptes de l’entreprise. Vérifiez le fonctionnement avec les Mac, les logiciels métier et les politiques de messagerie. Une vitesse annoncée ne décrit pas tout le parcours de numérisation.

Prévoir la continuité et la restitution

Demandez comment sont traitées les pannes, les consommables et les équipements de remplacement selon le contrat. Examinez les données conservées sur l’appareil et leur traitement lors d’un départ du matériel. Désignez qui gère les contacts avec le fournisseur.

Un exemple pour une PME à Genève

Exemple illustratif. Une fiduciaire genevoise imprime peu en couleur mais numérise beaucoup de dossiers. Le test porte autant sur la numérisation vers les espaces autorisés que sur le prix à la page. Le devis retient les mêmes volumes et la même maintenance pour comparer achat et location.

Relevez les compteurs de l’équipement actuel avant de demander une offre. Cette mesure évite de payer durablement une capacité ou un volume sans rapport avec les usages.

Pour intégrer l’impression au suivi des équipements, consultez Gestion de parc : préparer un inventaire utile et Matériel informatique : quand améliorer ou remplacer ?. Le choix doit tenir compte des usages, de la maintenance et du coût sur la durée.

Faire le point avec Pixel IT à Genève

Pixel IT vous aide à évaluer votre parc et à choisir du matériel informatique professionnel adapté à vos logiciels. Présentez-nous vos usages et vos contraintes pour préparer un renouvellement à Genève.